Conditions générales d’abonnement

Abonnement en ligne

Pour un abonnement souscrit en ligne, les Conditions particulières sont les choix faits par le Client sur l’écran « Abonnement » de son Espace : la formule (engagement de 12 mois ou sans engagement), l’adresse e-mail de facturation et le moyen de paiement. Le Client les accepte en ligne, avec ces Conditions générales, dans la version affichée ci-dessus. L’abonnement, et l’engagement de 12 mois s’il est choisi, courent à partir du jour de l’abonnement (articles 5.1 et 5.2) ; le premier mois est facturé au prorata (article 6.6) ; le paiement passe par Stripe, par prélèvement SEPA ou par carte, le jour de chaque facture (article 6.7). Les autres mentions des Conditions particulières prennent leur valeur par défaut : une Enseigne, aucune remise, aucune limite de membres actifs, aucune Option payante.

Période de test. Avant de s’abonner, le franchiseur peut ouvrir l’Espace en ligne pour une période de test gratuite de 30 jours. La période de test de 30 jours permet au seul franchiseur de découvrir Place, avec un seul compte : le sien. Elle ne donne pas accès au réseau (ni invitation, ni code d’accès, ni demande d’accès) et n’est pas une période d’essai au sens du contrat. S’abonner pendant la période de test y met fin : l’abonnement commence ce jour-là.

Une question ? support@operia.place

Article 1 — Définitions

Dans le contrat, les mots suivants ont ce sens :

• Service : la plateforme Operia Place, utilisable dans un navigateur sur ordinateur, tablette et téléphone, ainsi que les prestations prévues au contrat (mise en place, support).
• Espace : l’espace fermé ouvert au Client sur le Service. Quand le contrat couvre plusieurs Enseignes, chacune a son propre Espace, et ce que le contrat prévoit pour l’Espace vaut pour chacun d’eux.
• Enseigne : une marque sous laquelle le Client anime un réseau de franchise. Le nombre d’Enseignes couvertes par le contrat figure aux Conditions particulières.
• Membre : toute personne qui a un compte dans l’Espace : franchisé, membre du siège, administrateur ou autre personne invitée par le Client.
• Membre actif : un Membre dont l’accès à l’Espace est actif, qu’il se connecte ou non. Ne sont pas des Membres actifs : les invitations pas encore acceptées, les demandes d’accès en attente, les accès suspendus et les opérateurs d’Operia Place qui entrent dans l’Espace.
• Administration de l’Espace : le Client, en sa qualité de franchiseur de l’Espace, et les administrateurs qu’il désigne.
• Contenus : tout ce que les Membres publient ou envoient dans l’Espace : publications, commentaires, messages, photos, documents, événements, etc.
• Socle : les fonctions comprises dans tout abonnement, décrites à l’Annexe 1.
• Pack : un ensemble de fonctions (Social+, Connect+, Pilotage), compris dans l’abonnement, que l’Administration de l’Espace active ou non pour tout l’Espace.
• Option : une prestation supplémentaire, offerte ou payante, activée à la demande du Client : charte graphique, sous-adresse de l’Espace, liaison à l’extranet CERCA, liaison avec un autre outil du Client.
• Opérateurs ou équipe Operia Place : les personnes habilitées par Operia Place à administrer la plateforme depuis sa console.

Article 2 — Objet et documents contractuels

2.1. Le contrat a pour objet la fourniture du Service au Client, sous forme d’abonnement, pour l’Espace décrit aux Conditions particulières.

2.2. En cas de contradiction, les documents du contrat s’appliquent dans l’ordre suivant :

1. les Conditions particulières ;
2. l’Annexe 2 « Accord de sous-traitance des données », pour tout ce qui concerne les données personnelles ;
3. les présentes Conditions générales ;
4. l’Annexe 1 « Tarifs ».

Les conditions générales d’achat du Client ne s’appliquent pas au contrat.

2.3. Les Membres utilisent l’Espace selon les conditions d’utilisation d’Operia Place (https://operia.place/vitrine/conditions), que chacun accepte en créant son compte. La politique de confidentialité d’Operia Place (https://operia.place/vitrine/confidentialite) les informe sur le traitement de leurs données. Le Client peut ajouter ses propres règles, par exemple une charte d’usage de son réseau : elles s’appliquent en plus.

Article 3 — Le Service

3.1. Le Service comprend le Socle, tous les Packs, et les Options souscrites aux Conditions particulières. Leur contenu est décrit à l’Annexe 1.

3.2. Le Service s’utilise dans un navigateur web récent, sans rien installer. Il est hébergé par Operia Place et ses sous-traitants, listés à l’Annexe 2 : le Client n’a aucun serveur à gérer.

3.3. Operia Place fait évoluer le Service : corrections, améliorations, nouvelles fonctions. Les nouvelles fonctions, y compris les nouveaux Packs et modules, sont comprises dans l’abonnement, sans supplément. Seules les Options payantes (articles 3.5 et 3.6) et les prestations sur devis sont facturées en plus, avec l’accord du Client. Operia Place ne retire pas une fonction du Socle, ou d’un Pack souscrit, sans en informer le Client au moins un mois à l’avance. Si ce retrait prive le Client d’une fonction essentielle pour lui, il peut résilier le contrat sans frais avant que le retrait prenne effet.

3.4. Operia Place peut publier dans l’Espace des communications sur le Service (maintenance, nouveautés). Elles sont signées par l’équipe de la plateforme. Elles ne contiennent aucune publicité, en dehors de la présentation des services fournis par ailleurs par OPERIA TECH SAS. Elles s’adressent à tout l’Espace, sans ciblage d’après les données personnelles des Membres. Un Membre ne les reçoit en notification sur son téléphone que s’il l’a accepté dans ses préférences (case décochée au départ) ; il peut retirer cet accord à tout moment.

3.5. Liaison à l’extranet CERCA (Option). Operia Place lit l’annuaire de l’extranet CERCA du Client pour inscrire en une fois ses franchisés, son siège et ses agences. Elle n’y fait que des lectures et ne modifie jamais l’extranet. Le Client fournit les accès nécessaires. Une clé d’accès confiée par le Client est conservée chiffrée, ne sert qu’à ces lectures et n’est affichée nulle part, ni aux Membres ni dans la console d’Operia Place ; le Client peut la remplacer ou la retirer à tout moment depuis l’Administration de l’Espace, et elle est effacée quand la liaison est retirée ou l’Espace supprimé. La mise en service dépend des possibilités offertes par l’extranet du Client ; son prix est fixé par un devis accepté par le Client.

3.6. Liaison avec un autre outil du Client (Option). Operia Place étudie la liaison demandée, sous réserve de possibilités techniques. Son contenu, son délai et son prix sont fixés par un devis accepté par le Client.

Article 4 — Mise en service

4.1. Operia Place ouvre l’Espace à la date prévue aux Conditions particulières.

4.2. Mise en place accompagnée. Operia Place prépare l’Espace avec le Client : logo, premiers groupes, fiches agences, import des franchisés et des agences (par fichier, ou depuis l’extranet CERCA si l’Option est souscrite) et prise en main avec l’équipe du Client.

4.3. Le Client désigne au moins un administrateur de l’Espace. Il invite ses Membres ou les fait inscrire par import. Chaque Membre active son compte par une invitation personnelle et choisit son mot de passe.

4.4. Le Client fournit à temps les éléments nécessaires à la mise en service : logo, liste des franchisés et des agences, choix des groupes.

Article 5 — Durée et renouvellement

5.1. Le contrat prend effet à sa signature. L’abonnement court à partir de la date d’ouverture de l’Espace ; pour un abonnement souscrit en ligne, à partir du jour de l’abonnement.

5.2. L’abonnement est conclu selon la formule choisie aux Conditions particulières : avec un engagement de 12 mois, à compter de la date d’ouverture de l’Espace (pour un abonnement souscrit en ligne, à compter du jour de l’abonnement), ou sans engagement.

5.3. Engagement de 12 mois. Au terme de l’engagement, l’abonnement est reconduit automatiquement pour un an, aux mêmes conditions, et ainsi de suite à chaque terme. Chaque Partie peut l’arrêter au terme de l’engagement ou d’une reconduction, en prévenant l’autre au moins trois mois avant ce terme. La demande se fait par lettre recommandée avec avis de réception, ou par e-mail dont la réception est confirmée par l’autre Partie.

5.4. Sans engagement. L’abonnement n’a pas de durée minimale. Le Client peut y mettre fin à tout moment, avec un mois de préavis : l’abonnement s’arrête à la fin du mois qui suit sa demande (par exemple, une demande faite le 10 mars arrête l’abonnement le 30 avril). Operia Place peut y mettre fin de la même façon, avec un préavis de trois mois. La demande se fait comme à l’article 5.3.

5.5. L’Administration de l’Espace active ou coupe elle-même les Packs et leurs modules, à tout moment, sans changement de prix. Le Client peut demander une Option en cours de contrat, sur simple demande écrite (un e-mail suffit) ; une Option payante n’est facturée qu’après acceptation de son devis.

Article 6 — Prix et facturation

6.1. Les prix figurent à l’Annexe 1. Ils sont exprimés en euros hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s’y ajoute.

6.2. Abonnement. Pour chaque Enseigne, l’abonnement comprend un forfait de base mensuel, qui couvre jusqu’à 30 Membres actifs de son Espace, siège compris. Son montant dépend de la formule choisie : engagement de 12 mois ou sans engagement (Annexe 1). Chaque Membre actif au-delà est facturé chaque mois, par tranche : le prix d’une tranche s’applique uniquement aux Membres actifs qui en font partie. La grille est la même pour les deux formules. Avec plusieurs Enseignes, le forfait de base et les tranches se calculent séparément pour chaque Espace, puis les montants s’additionnent.

6.3. Comptage des Membres actifs. Chaque nuit, le Service relève automatiquement le nombre de Membres actifs de l’Espace. Le nombre retenu pour un mois est le plus grand nombre de Membres actifs relevé dans le mois (mois calendaire, heure de Paris). Les Membres actifs au-delà des 30 compris dans le forfait de base de l’Espace sont facturés pour ce mois, selon les tranches de l’Annexe 1.

• Un Membre actif compte, qu’il se connecte ou non.
• Un remplacement en cours de mois (un départ, puis une arrivée) ne compte qu’une fois.
• Les Membres inscrits depuis l’extranet CERCA sont actifs dès leur inscription, avant même d’avoir activé leur compte.

Sur simple demande, Operia Place communique au Client le relevé mensuel de son Espace.

6.4. Limite de Membres actifs. À la demande du Client, Operia Place fixe une limite de Membres actifs pour l’Espace. Une fois la limite atteinte, il n’est plus possible d’inviter une personne ni de valider une demande d’accès, jusqu’à ce qu’une place se libère ; les invitations en cours réservent une place. Le Client maîtrise ainsi le montant facturé.

6.5. Packs, Options et mise en place. Tous les Packs sont compris dans l’abonnement, ainsi que les nouveautés ajoutées au Service pendant le contrat (article 3.3) : ils ne sont pas facturés en plus. Les Options qui ne sont pas offertes sont facturées selon le devis accepté par le Client. La mise en place accompagnée est offerte, quelle que soit la formule (période de lancement d’Operia Place).

6.6. Facturation. Operia Place facture au début de chaque mois le mois écoulé : les forfaits de base, les Membres actifs en plus selon le relevé du mois, et, le cas échéant, les Options payantes selon leur devis. Le mois où l’abonnement commence, et celui où il s’arrête, sont facturés au prorata des jours d’abonnement du mois, pour le forfait de base comme pour les Membres actifs en plus. Les factures sont envoyées par e-mail à l’adresse de facturation indiquée aux Conditions particulières.

6.7. Paiement. Les factures sont payables à réception, par virement, ou par prélèvement SEPA si le Client a signé un mandat de prélèvement au profit d’Operia Place : chaque facture est alors prélevée quelques jours après son envoi. Pour un abonnement souscrit en ligne, le Client enregistre un moyen de paiement sur la page de paiement de Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irlande), prestataire de paiement d’Operia Place, qui conserve seul les coordonnées bancaires : un mandat de prélèvement SEPA ou une carte de paiement. Chaque facture est alors prélevée, ou débitée sur la carte, le jour de son envoi. La facture envoyée par e-mail vaut pré-notification du prélèvement : les Parties conviennent de ramener le délai de pré-notification au jour de cet envoi. Le Client peut changer de moyen de paiement à tout moment depuis l’écran « Abonnement » de son Espace. Aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé.

6.8. Retard de paiement. Toute somme non payée à l’échéance entraîne, sans rappel préalable :

• des pénalités de retard égales à trois fois le taux d’intérêt légal ;
• une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, prévue par l’article D. 441-5 du Code de commerce.

Operia Place peut en outre suspendre le Service dans les conditions de l’article 13.

6.9. Prix garantis. Avec l’engagement de 12 mois, les prix sont garantis pendant toute la durée de l’engagement, puis pendant chaque reconduction. Pour une reconduction, Operia Place peut proposer de nouveaux prix en prévenant le Client par écrit au moins quatre mois avant le terme en cours ; à défaut, l’abonnement est reconduit aux mêmes prix. Le Client qui refuse les nouveaux prix arrête l’abonnement à ce terme, sans frais, en le signalant dans le délai de l’article 5.3. Sans engagement, Operia Place peut changer ses prix en prévenant le Client par écrit au moins trois mois à l’avance ; le Client qui refuse les nouveaux prix peut mettre fin à l’abonnement avant leur entrée en vigueur, sans frais.

Article 7 — Engagements d’Operia Place

Operia Place s’engage à :

• fournir le Service conformément au contrat, avec le soin d’un professionnel ;
• héberger les données de l’Espace dans l’Union européenne, en Irlande ;
• protéger l’Espace par les mesures de sécurité décrites à l’Annexe 2 ;
• assurer le support prévu à l’article 9 ;
• traiter les données de l’Espace uniquement pour fournir le Service et selon les instructions du Client, comme le prévoit l’Annexe 2 ;
• n’afficher aucune publicité, en dehors de la présentation des services fournis par ailleurs par OPERIA TECH SAS (article 3.4), ne vendre ni louer aucune donnée, et ne pas utiliser les données de l’Espace pour un autre espace ni pour un autre client ;
• informer le Client des évolutions importantes du Service.

Article 8 — Engagements du Client

Le Client s’engage à :

• utiliser le Service conformément au contrat et aux conditions d’utilisation, et les faire respecter dans son Espace ;
• désigner ses administrateurs et tenir cette liste à jour ;
• garder secrets ses accès, et prévenir Operia Place sans délai de tout usage non autorisé de l’Espace ;
• décider qui il invite dans l’Espace, et retirer l’accès des personnes qui quittent son réseau ;
• modérer son Espace : l’Administration de l’Espace traite les signalements, masque ou retire les contenus qui posent problème, et suspend un Membre si nécessaire ;
• respecter ses obligations de responsable de traitement, prévues à l’Annexe 2 : informer ses Membres, s’assurer que les données qu’il importe (fichier, extranet) sont exactes et collectées loyalement, répondre aux demandes des personnes ;
• ne pas mettre le Service à disposition de personnes extérieures à son réseau à des fins commerciales, ne pas le revendre, ne pas tenter d’en contourner les protections ni d’en aspirer le contenu par des moyens automatiques ;
• payer le prix dans les délais.

Article 9 — Disponibilité, maintenance et support

9.1. Disponibilité. Operia Place met en œuvre les moyens raisonnables pour que le Service soit accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Aucun taux de disponibilité chiffré n’est garanti. Le Service dépend de ses hébergeurs et du réseau internet : des interruptions peuvent survenir (maintenance, incident d’un hébergeur, panne de réseau).

9.2. Maintenance. Operia Place peut interrompre le Service pour maintenance. Elle choisit autant que possible des heures de faible usage, et prévient les Membres dans l’application quand l’opération est prévisible. Pendant une maintenance, l’application l’affiche à l’écran.

9.3. Incidents. En cas d’incident empêchant l’usage du Service, Operia Place s’efforce de le rétablir dans les meilleurs délais et tient le Client informé.

9.4. Support. Le support est assuré par e-mail, à l’adresse support@operia.place, pour l’Administration de l’Espace : questions d’usage, incidents, demandes de réglage.

• Jours et heures : du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h.
• Première réponse : dans les 24 heures, sans compter le samedi et le dimanche.

Les Membres s’adressent d’abord à l’Administration de leur Espace. Ils peuvent écrire directement à support@operia.place pour signaler un contenu manifestement illicite ou pour une question sur leurs données.

9.5. Sauvegardes. La base de données du Service est sauvegardée chaque jour par son hébergeur, et chaque sauvegarde est conservée 7 jours. Ces sauvegardes servent à rétablir le Service après un incident. Elles n’ont pas pour objet de récupérer à la demande un contenu effacé par un Membre ou par l’Administration de l’Espace.

Article 10 — Données personnelles

10.1. Pour les données personnelles de l’Espace, le Client est responsable de traitement et Operia Place agit comme sous-traitant, au sens de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »). Leurs obligations respectives sont fixées à l’Annexe 2.

10.2. Operia Place est responsable de traitement de ses propres données : comptes et journal de ses opérateurs, relevé mensuel des Membres actifs servant à la facturation, sécurité de la plateforme (sessions de connexion, journaux techniques), et relation commerciale avec le Client. Ces traitements sont décrits dans sa politique de confidentialité.

Article 11 — Confidentialité

11.1. Chaque Partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre Partie qu’elle reçoit dans le cadre du contrat : conditions commerciales, informations techniques, Contenus de l’Espace. Elle ne les utilise que pour exécuter le contrat.

11.2. Cette obligation dure pendant tout le contrat et cinq ans après sa fin. Elle ne s’applique pas aux informations publiques, déjà connues de la Partie qui les reçoit, ou dont la communication est exigée par la loi ou par une autorité.

11.3. Operia Place impose la même obligation à son personnel et à ses sous-traitants.

Article 12 — Contenus et propriété intellectuelle

12.1. Le Service. Operia Place est titulaire des droits sur le Service, ou dispose des licences nécessaires : logiciel, textes, logos, illustrations et thèmes. Elle accorde au Client, pour la durée du contrat, un droit d’utilisation non exclusif et non transférable du Service, pour lui-même et ses Membres, limité à l’Espace. Le contrat ne transfère aucun autre droit.

12.2. Les Contenus. Les Contenus appartiennent à leurs auteurs. Le Client conserve ses droits sur ses documents, ses logos et ses marques. Le Client autorise Operia Place, pour la seule durée du contrat et pour les seuls besoins du Service, à héberger, reproduire et afficher les Contenus, ainsi que son nom, son logo et sa charte graphique, dans l’Espace, sur les invitations et, le cas échéant, à la sous-adresse de l’Espace.

12.3. Conformément aux conditions d’utilisation, un Membre qui publie un Contenu permet aux Membres concernés de le voir, et au Client de le garder dans son Espace, y compris après le départ de ce Membre, tant qu’il ne le supprime pas.

12.4. Hébergement des Contenus. Operia Place ne rédige pas les Contenus et ne les relit pas avant leur publication. Elle agit comme hébergeur : elle ne répond d’un Contenu publié par un Membre que si, après avoir été informée de son caractère manifestement illicite, elle n’a pas agi promptement pour le retirer. Elle informe l’Administration de l’Espace de tout retrait qu’elle effectue.

12.5. Référence commerciale. Si le Client l’a autorisé aux Conditions particulières, Operia Place peut citer son nom et reproduire son logo comme référence commerciale, sur son site et dans ses documents commerciaux. Le Client peut retirer cette autorisation à tout moment par écrit.

Article 13 — Suspension

13.1. Operia Place peut suspendre l’Espace. Les Membres ne le voient alors plus, mais ses données sont conservées. La suspension est possible :

• en cas de facture impayée, quinze jours après une mise en demeure restée sans effet ;
• sans délai, si l’usage de l’Espace porte gravement atteinte à la sécurité du Service, est manifestement illicite, ou si une autorité l’exige. La suspension est alors limitée à ce qui est nécessaire, et Operia Place en informe le Client au plus vite.

13.2. Operia Place peut suspendre l’accès d’un Membre à l’Espace en cas de manquement grave aux conditions d’utilisation, ou à la demande du Client. Elle en informe l’Administration de l’Espace.

13.3. L’Espace ou l’accès est rétabli dès que la cause de la suspension a disparu. Pendant une suspension pour impayé, l’abonnement reste dû.

Article 14 — Résiliation

14.1. Avec l’engagement de 12 mois, chaque Partie peut mettre fin à l’abonnement au terme de l’engagement ou d’une reconduction, dans les conditions de l’article 5.3. Sans engagement, elle peut y mettre fin à tout moment, dans les conditions de l’article 5.4.

14.2. Si une Partie manque gravement à ses obligations et n’y remédie pas dans les trente jours suivant une mise en demeure envoyée par lettre recommandée avec avis de réception, l’autre Partie peut résilier le contrat par lettre recommandée avec avis de réception, sans préjudice des dommages et intérêts qu’elle pourrait réclamer.

14.3. Le contrat peut aussi être résilié dans les cas prévus aux articles 3.3, 17 et à l’article 6 de l’Annexe 2.

14.4. En cas de résiliation, les sommes dues jusqu’à la date de fin restent dues. Si le Client met fin à l’abonnement avant le terme de l’engagement ou d’une reconduction, sans manquement d’Operia Place et en dehors des cas de résiliation sans frais (articles 3.3 et 17, article 6 de l’Annexe 2), restent dues les mensualités jusqu’à ce terme, calculées sur le dernier mois facturé. Sans engagement, seules restent dues les sommes jusqu’à la fin de l’abonnement (article 5.4).

Article 15 — Réversibilité et sort des données à la fin du contrat

15.1. Export de l’Espace. À la demande du Client, à tout moment pendant le contrat et jusqu’à trente jours après sa fin, Operia Place lui remet un export de l’Espace, dans un format structuré et lisible par machine (JSON). Il comprend :

• l’Espace et ses domaines de messagerie déclarés ;
• les Membres : nom, adresse e-mail, rôle, état, agence, fonction et ville ;
• les groupes, les publications, les commentaires, les événements et les documents des groupes ;
• la liste des fichiers déposés (photos et documents).

Sur demande, Operia Place remet en plus les fichiers eux-mêmes, dans une archive. L’export est compris dans l’abonnement.

15.2. Messages privés. Les messages privés entre Membres ne sont jamais exportés pour le Client : ils ne sont lisibles que par les participants de chaque discussion. Seul chaque Membre peut télécharger les siens, ceux qu’il a lui-même écrits, avec une copie de ses données (article 11.1 de l’Annexe 2).

15.3. Export par le Client. L’Administration de l’Espace peut aussi exporter elle-même, à tout moment, la liste des Membres (nom, agence, fonction, ville, sans les adresses e-mail).

15.4. Suppression. À la fin du contrat, Operia Place suspend l’Espace. Elle le supprime trente jours après la remise de l’export ou, si aucun export n’est demandé, trente jours après la fin du contrat. La suppression efface les groupes, publications, commentaires, documents, discussions et fichiers stockés de l’Espace, ainsi que son relevé de membres actifs. Les comptes des Membres qui appartiennent aussi à un autre espace sont conservés pour cet espace. Les autres comptes, sans espace ni invitation en cours, sont effacés automatiquement dans les trente jours.

Restent seulement :

• les sauvegardes quotidiennes de la base, qui disparaissent d’elles-mêmes dans les 7 jours ;
• le journal des opérateurs d’Operia Place, qui ne contient pas le contenu des échanges et est effacé au bout d’un an ;
• les factures et pièces comptables, conservées pendant la durée légale.

Operia Place confirme par écrit au Client que la suppression est faite.

15.5. Toute assistance au-delà de l’export, par exemple pour reprendre les données dans un autre outil, fait l’objet d’un devis.

Article 16 — Responsabilité

16.1. Operia Place est tenue d’une obligation de moyens.

16.2. Operia Place n’est pas responsable :

• des Contenus publiés par les Membres, sous réserve de l’article 12.4 ;
• de l’usage que le Client et ses Membres font du Service, ni des données que le Client importe ;
• des dommages indirects, tels qu’une perte de chiffre d’affaires, de clientèle ou d’image ;
• des interruptions dues au réseau internet, aux équipements du Client ou de ses Membres, ou à un cas de force majeure.

16.3. Sauf faute lourde ou intentionnelle, et sauf dommage corporel, la responsabilité totale d’Operia Place au titre du contrat est limitée au montant payé par le Client au cours des douze mois précédant le fait qui l’engage.

16.4. Le Client répond envers Operia Place des réclamations de tiers liées aux Contenus qu’il publie lui-même et aux données qu’il importe dans l’Espace.

Article 17 — Force majeure

Aucune Partie n’est responsable d’un manquement causé par un cas de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil. Les obligations concernées sont suspendues pendant sa durée. Si la force majeure dure plus de deux mois, chaque Partie peut résilier le contrat par lettre recommandée avec avis de réception, sans indemnité.

Article 18 — Dispositions générales

18.1. Cession. Le Client ne peut pas céder le contrat sans l’accord écrit d’Operia Place. Operia Place peut le céder à une société qui reprend son activité, en informant le Client par écrit.

18.2. Sous-traitance. Operia Place peut confier une partie de ses prestations à des prestataires, notamment pour l’hébergement. Elle reste responsable envers le Client. Pour les données personnelles, l’Annexe 2 s’applique.

18.3. Communications. Les échanges courants se font par e-mail, aux adresses des Conditions particulières et à support@operia.place. Les mises en demeure et les résiliations se font par lettre recommandée avec avis de réception, ou par e-mail dont la réception est confirmée.

18.4. Intégralité. Le contrat exprime tout l’accord des Parties sur son objet. Il ne peut être modifié que par un avenant écrit signé par les deux Parties. Si une clause est déclarée nulle, les autres restent applicables. Le fait de ne pas se prévaloir d’une clause ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir plus tard.

18.5. Signature. Le contrat peut être signé par voie électronique. Chaque Partie en conserve un exemplaire.

Article 19 — Loi applicable et litiges

19.1. Le contrat est soumis au droit français.

19.2. En cas de désaccord, les Parties cherchent d’abord une solution amiable, pendant trente jours à compter de la demande écrite de l’une d’elles.

19.3. À défaut d’accord, tout litige relatif au contrat est porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège social d’Operia Place.

Annexe 1 — Tarifs

Tous les prix sont en euros hors taxes (HT) ; la TVA s’y ajoute. Avec l’engagement de 12 mois, ils sont garantis pendant toute la durée de l’engagement (article 6.9).

1. Abonnement (Socle compris)

Un forfait de base par Enseigne, qui comprend jusqu’à 30 utilisateurs, puis un prix par utilisateur en plus, par tranche. Un utilisateur est un Membre actif, siège compris. Le nombre retenu chaque mois est le plus grand nombre de Membres actifs relevé dans le mois (article 6.3).

Chaque tranche s’applique uniquement aux utilisateurs concernés. Le forfait de base et les tranches se calculent séparément pour chaque Enseigne, c’est-à-dire pour chaque Espace.

Calcul du mois, pour chaque Enseigne : le forfait de base, plus 3,60 € × les utilisateurs du 31e au 100e, plus 2,90 € × ceux du 101e au 250e, plus 2,20 € × ceux du 251e au 500e, plus 1,90 € × ceux au-delà du 500e. Avec plusieurs Enseignes, les montants de chaque Enseigne s’additionnent.

Le Socle comprend :

• Communiquer : fil d’actualité dans l’ordre chronologique ; publications avec texte, photos et documents ; communications officielles et leurs lectures (une communication est notée lue dès qu’elle est restée affichée deux secondes à l’écran) ; publications épinglées ou programmées ; commentaires, réponses et mentions ; réactions ; sondages ; notifications réglables, type par type.
• Échanger et retrouver : groupes ouverts à tous ou sur invitation ; messages privés, à deux ou à plusieurs ; annuaire par nom et agence ; fichiers du réseau ; recherche ; publications enregistrées ; agenda des rendez-vous des groupes et de tout le réseau : inscription, liste des inscrits, rappels, ajout à son agenda, rendez-vous qui se répètent, modification et annulation (les inscrits sont prévenus).
• Administrer et sécuriser : entrée sur invitation, par code validé par le siège ou par l’adresse e-mail du réseau ; import du réseau par fichier ; fiches agences ; rôles (franchiseur, administrateurs, siège, franchisés) ; droits réglés groupe par groupe ; signalements et modération ; double authentification au choix du franchiseur : pour lui, pour lui et les administrateurs, ou pour tout l’Espace.
• Présentation : logo du réseau dans l’Espace et sur les invitations ; choix du thème de l’Espace.
• Services : support par e-mail (article 9.4) ; export de l’Espace (article 15).

2. Packs : tous compris

Tous les Packs sont compris dans l’abonnement, sans supplément, ainsi que les nouveautés ajoutées au Service pendant le contrat (article 3.3). Operia Place les met à la disposition de l’Espace ; l’Administration de l’Espace active ceux qu’elle veut, pour tout l’Espace, et peut couper les modules dont elle ne se sert pas.

3. Options

4. Mise en place accompagnée

Préparation de l’Espace, import des franchisés et des agences, logo, premiers groupes et prise en main avec l’équipe du Client (article 4.2) : offerte, quelle que soit la formule, pendant la période de lancement d’Operia Place.

5. Durée et conditions de prix

• Deux formules, au choix du Client (article 5.2) : engagement de 12 mois, ou sans engagement. Facturation mensuelle (article 6.6).
• Engagement de 12 mois : forfait de base de 160 € HT par mois et par Enseigne ; prix garantis pendant toute la durée de l’engagement (article 6.9) ; à son terme, reconduction pour un an, aux mêmes prix, sauf préavis de trois mois (article 5.3).
• Sans engagement : forfait de base de 190 € HT par mois et par Enseigne, avec la même grille d’utilisateurs en plus ; résiliable à tout moment, avec un mois de préavis (article 5.4).
• Période d’essai : aucune, en dehors de la période de test gratuite de l’abonnement en ligne, réservée au seul franchiseur. La démonstration est ouverte à tous sur demo.operia.place.
• Sur devis : formation supplémentaire, reprise de données, développement propre au Client.

Annexe 2 — Accord de sous-traitance des données

Article 28 du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »)

Article 1 — Objet

1.1. Cette annexe fixe les conditions dans lesquelles Operia Place traite des données personnelles pour le compte du Client, pour fournir le Service.

1.2. Pour ces traitements, le Client est responsable de traitement : il décide qui il invite, quels groupes il crée, quels modules il active et comment il anime son réseau. Operia Place est sous-traitant.

1.3. Les mots employés ont le sens que leur donne le RGPD (« données personnelles », « traitement », « violation de données », etc.).

Article 2 — Durée

Cette annexe s’applique pendant toute la durée du contrat, puis jusqu’à la suppression des données de l’Espace prévue à l’article 15 des Conditions générales.

Article 3 — Description des traitements

La nature et les finalités des traitements, les catégories de personnes et de données, et les durées de conservation sont décrites à l’Appendice A.

Article 4 — Instructions du Client

4.1. Operia Place ne traite les données que sur instruction documentée du Client. Constituent des instructions :

• le contrat ;
• les réglages faits par l’Administration de l’Espace dans le Service ;
• les demandes écrites du Client, par exemple un e-mail à support@operia.place.

4.2. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou au droit français, Operia Place en informe aussitôt le Client.

4.3. Operia Place ne traite pas les données pour ses propres besoins. Elle n’en fait ni publicité, ni profilage publicitaire, ni revente, et ne les utilise pas pour un autre espace ni pour un autre client.

Article 5 — Engagements d’Operia Place

Operia Place s’engage à :

• réserver l’accès aux données aux personnes qui en ont besoin pour fournir le Service, et leur imposer une obligation de confidentialité ;
• protéger les données par les mesures de sécurité de l’Appendice C, et les adapter à l’évolution des risques ;
• ne recourir qu’aux sous-traitants ultérieurs autorisés selon l’article 6 ;
• aider le Client à répondre aux demandes des personnes (article 11), et à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations, d’analyse d’impact et de consultation de la CNIL (articles 32 à 36 du RGPD), compte tenu de ce que fait le Service et des informations dont elle dispose ;
• supprimer les données à la fin du contrat, après les avoir remises au Client s’il le demande (article 13) ;
• mettre à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe, et permettre des audits (article 14) ;
• tenir le registre des traitements qu’elle effectue pour le compte du Client (article 30.2 du RGPD).

Article 6 — Sous-traitants ultérieurs

6.1. Le Client autorise Operia Place à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés à l’Appendice B.

6.2. Avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, Operia Place en informe le Client par e-mail, au moins trente jours à l’avance, en indiquant son nom, son rôle et le lieu du traitement. Le Client peut s’y opposer pendant ce délai, par écrit et pour un motif lié à la protection des données. Si aucune solution n’est trouvée, le Client peut résilier le contrat sans frais avant l’arrivée du nouveau sous-traitant.

6.3. Operia Place impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles de cette annexe. Elle reste responsable envers le Client de leur respect.

Article 7 — Transferts hors de l’Union européenne

7.1. Les données de l’Espace sont stockées en Irlande, dans l’Union européenne.

7.2. Certains sous-traitants ultérieurs sont établis hors de l’Union européenne et peuvent accéder aux données, par exemple pour l’assistance technique, la diffusion des pages ou l’envoi des e-mails. Ces transferts sont encadrés par les garanties indiquées à l’Appendice B : clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914) et, pour les prestataires certifiés, le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

7.3. Operia Place remet au Client une copie de ces garanties sur simple demande.

Article 8 — Sécurité

Operia Place met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l’Appendice C. Elle ne les réduit pas en cours de contrat.

Article 9 — Accès de l’équipe Operia Place à l’Espace

9.1. Autorisation. Par le présent article, le Client autorise expressément et par écrit les opérateurs d’Operia Place à entrer dans son Espace, à tout moment et sans le prévenir à chaque fois, pour :

• mettre en place l’Espace et accompagner son démarrage ;
• le dépanner et répondre aux demandes de l’Administration de l’Espace ;
• traiter les signalements ;
• agir à la demande du Client ;
• vérifier le bon fonctionnement du Service.

9.2. Ce que peut faire un opérateur. Pendant une visite, l’opérateur a les droits de l’Administration de l’Espace : il lit les publications des groupes et gère les Membres et leurs comptes (invitations, validations, suspensions, rôles), les administrateurs, les groupes, les agences, la modération, les modules, la charte graphique et la double authentification. Depuis la console d’Operia Place, il peut aussi régler l’offre de l’Espace (Packs, modules, Options), la limite de Membres actifs et la sous-adresse ; suspendre ou réactiver l’accès d’un Membre ; réinitialiser sa double authentification ; exporter l’Espace.

9.3. Limites.

• Les messages privés restent fermés : la base de données elle-même en refuse la lecture aux opérateurs, comme à l’Administration de l’Espace. Seul l’extrait d’un message signalé par l’un de ses participants leur est transmis.
• L’opérateur lit sans publier, commenter ni réagir. Il ne vote pas, ne répond à aucun baromètre et ne confirme aucune lecture à la place des Membres. Comme l’Administration de l’Espace, il ne voit d’un baromètre ni qui a répondu quoi, ni qui n’a pas répondu.
• L’opérateur ne devient pas Membre : il n’apparaît pas dans l’annuaire et ne compte pas parmi les Membres actifs.
• Une visite dure au plus 24 heures. Entrer dans un autre espace y met fin.
• L’opérateur n’entre dans un Espace qu’avec une session vérifiée par la double authentification.

9.4. Discrétion et traçabilité. Les visites des opérateurs n’apparaissent pas dans l’Espace. Chaque entrée, chaque sortie et chaque modification faite par un opérateur est inscrite au journal interne d’Operia Place : qui, quand, quel espace, quelle action, sans le contenu des échanges. Ce journal est conservé un an, puis effacé automatiquement. Sur demande, Operia Place remet au Client l’extrait du journal qui concerne son Espace. Les changements de l’offre, des modules, des options et des administrateurs apparaissent en outre dans l’Administration de l’Espace, rubrique « Réglages de l’équipe Operia Place ».

9.5. Personnes habilitées. Seuls les opérateurs désignés nommément par Operia Place, tenus à la confidentialité, ont cet accès. Operia Place communique leur liste au Client sur demande.

Article 10 — Violations de données

10.1. Operia Place informe le Client de toute violation de données touchant l’Espace sans délai injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, par e-mail au contact du Client pour les données personnelles, doublé d’un appel téléphonique.

10.2. Elle lui communique, dès qu’elle les connaît : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, ses conséquences probables, les mesures prises ou proposées pour y remédier, et le nom d’un interlocuteur.

10.3. Il revient au Client de notifier la violation à la CNIL et, si nécessaire, aux personnes concernées. Operia Place l’y aide. Elle ne le fait elle-même qu’à la demande écrite du Client.

Article 11 — Droits des personnes

11.1. Chaque Membre peut, lui-même et à tout moment, depuis l’application : corriger son profil, sa photo et son anniversaire ; régler ses notifications ; demander à quitter l’Espace, demande que l’Administration de l’Espace accepte ou refuse ; télécharger une copie de ses données, lisible et dans un format structuré (JSON) : son compte, son profil, ses publications, commentaires, réactions et votes, la liste des fichiers qu’il a envoyés, ses propres messages privés (jamais ceux des autres Membres), ses rendez-vous et ses réglages, trois copies par 24 heures au plus ; supprimer son compte, ce qui efface aussitôt son profil, ses publications, commentaires, messages, réactions et fichiers.

11.2. Quand Operia Place reçoit directement une demande d’une personne concernant l’Espace (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité), elle la transmet au Client dans les 5 jours ouvrés et l’aide à y répondre. Elle ne répond pas elle-même sur le fond sans l’accord du Client.

Article 12 — Assistance

Operia Place fournit au Client, sur demande, les informations dont il a besoin sur le Service pour tenir son registre, mener une analyse d’impact ou répondre à la CNIL. Une assistance qui dépasse ces informations et demande un travail important fait l’objet d’un devis.

Article 13 — Sort des données en fin de contrat

À la fin du contrat, Operia Place remet les données au Client s’il le demande, puis les supprime, dans les conditions de l’article 15 des Conditions générales. Elle ne conserve aucune copie, en dehors des sauvegardes qui disparaissent d’elles-mêmes dans les 7 jours et de ce que la loi l’oblige à garder. Elle confirme la suppression par écrit.

Article 14 — Documentation et audits

14.1. Operia Place met à la disposition du Client, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe, notamment la description des mesures de sécurité et les accords de traitement des données de ses sous-traitants ultérieurs.

14.2. Le Client peut faire réaliser un audit, par lui-même ou par un auditeur indépendant qui n’est pas un concurrent d’Operia Place et qui est tenu au secret :

• au plus une fois par an, sauf après une violation de données ;
• en prévenant Operia Place par écrit au moins trente jours à l’avance ;
• aux heures ouvrées, sans perturber le Service ;
• aux frais du Client.

14.3. L’audit ne donne accès ni aux données des autres clients, ni aux installations des sous-traitants ultérieurs : pour ceux-ci, Operia Place fournit leurs rapports et certifications publiés.

Article 15 — Responsabilités

15.1. Le Client garantit que les traitements qu’il confie à Operia Place reposent sur une base légale, et que ses Membres en sont informés. La politique de confidentialité d’Operia Place l’y aide ; le Client la complète au besoin.

15.2. Chaque Partie répond des dommages causés par ses propres manquements, dans les conditions de l’article 82 du RGPD. La limitation de responsabilité de l’article 16 des Conditions générales s’applique, dans les limites permises par la loi.

Appendice A — Description des traitements

Appendice B — Sous-traitants ultérieurs autorisés

Appendice C — Mesures de sécurité

Accès et comptes

• Pas d’inscription libre : on n’entre dans l’Espace que par une invitation personnelle, par l’adresse e-mail vérifiée d’un domaine déclaré par le Client, ou par une demande d’accès validée par l’Administration de l’Espace.
• Double authentification au choix du Client, dans l’Administration de l’Espace : pour le franchiseur, pour le franchiseur et les administrateurs, ou pour tous les Membres (code à 6 chiffres d’une application d’authentification). La base de données elle-même l’exige : sans session vérifiée par ce code, elle ne renvoie rien de l’Espace aux personnes concernées.
• Mots de passe jamais enregistrés en clair.
• Sur chaque appareil : déconnexion automatique au choix du Membre, et « Tout déconnecter » pour fermer le Service partout, par exemple après la perte d’un téléphone.
• Un compte qui n’a plus d’espace, ni invitation en cours, ni contenu publié est effacé automatiquement au bout de 30 jours.

Cloisonnement et droits

• Les droits sont appliqués par la base de données elle-même (sécurité au niveau des lignes, « RLS »), sur toutes les tables de l’application : un Membre ne reçoit que ce qu’il a le droit de voir, même en contournant l’application. Chaque espace est ainsi séparé des autres.
• Messages privés lisibles par leurs seuls participants, ni par l’Administration de l’Espace ni par les opérateurs, sauf l’extrait d’un message signalé.
• Les clés d’administration de la base ne sont jamais dans l’application : seules les fonctions serveur les utilisent, après avoir vérifié les droits de la personne qui agit.

Fichiers

• Documents et pièces jointes dans un stockage privé, ouvert seulement par des liens temporaires.
• Photos de profil servies à des adresses publiques impossibles à deviner ; logos des espaces publics.

Transport et navigateur

• Connexions chiffrées (HTTPS), imposées aux navigateurs (HSTS).
• Politique de sécurité du contenu (CSP) : l’application ne charge que ses propres fichiers et ne communique qu’avec sa base de données ; elle ne peut pas être affichée dans le cadre d’un autre site.
• Ni cookie publicitaire, ni outil de mesure d’audience.

Hébergement

• Données stockées en Irlande, chez Supabase (centres de données d’Amazon Web Services).
• Base de données sauvegardée chaque jour, chaque sauvegarde étant conservée 7 jours.

Équipe Operia Place

• Accès à la console réservé aux comptes d’opérateur ; la base vérifie ce droit à chaque action.
• Double authentification obligatoire pour les opérateurs : la console demande le code à 6 chiffres de leur application d’authentification à chaque connexion, et la base de données l’exige elle-même pour entrer dans un Espace et pour en modifier les réglages.
• Entrées dans un Espace limitées à 24 heures, dans les conditions de l’article 9 ; chaque entrée, sortie et modification est inscrite au journal interne, conservé un an.
• Obligation de confidentialité des personnes habilitées.

Évolutions du Service

• Chaque évolution est vérifiée sur une adresse d’aperçu, avec des tests automatiques, avant sa mise en production.